İdari Faaliyet Raporu

http://2023idarifaaliyet
 
 
    T.C.
ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ
 
 

      
 
 
 
 
KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON
DAİRE BAŞKANLIĞI
2023
BİRİM İDARİ FAALİYET RAPORU
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 

 

İÇİNDEKİLER

BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU 3
  1. GENEL BİLGİLER                                                                                                               
4-16
  1. MİSYON VE VİZYON
 4
  1. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR
 4-7
  1. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER
 8
  1. Fiziksel Yapı
 8
  1. Teşkilat Şeması         
9
  1. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar         
9-10
  1. İnsan Kaynakları      
11-12
  1. Sunulan Hizmetler                                                                                                         
13-16
  1. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
 16
D- DİĞER HUSUSLAR                                                                                                                 16
  1. AMAÇ ve HEDEFLER                                                                                    
    17-18
A.İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ                                                                                 17
B.TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER                                                                         18
  1. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER                             
19-20
A-MALİ BİLGİLER                                                                                                                      19
  1. Bütçe Uygulama Sonuçları                                                                                                      
 19
  1. Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar
19
  1. Mali Denetim Sonuçları
20
  1. Faaliyet ve Proje Bilgileri    
 20
  1. KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ
 20-21
  • ÜSTÜNLÜKLER
 21
  • ZAYIFLIKLAR      
21
  • DEĞERLENDİRME
 22
  1. ÖNERİ VE TEDBİRLER                                                                                               
23
 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI                                                                                      24
 
 
 
 
 
 
 
BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU
  Üniversitelerin Eğitim-Öğretim ve araştırma faaliyetlerini yerine getirebilmeleri için bünyelerinde kurulmuş bilgi merkezlerine ihtiyaçları vardır. Üniversite kütüphaneleri; akademik, idari, araştırmacıların ve öğrencilerin mesleki-entelektüel gelişimlerine yardımcı olmak ve bilimsel araştırma-geliştirme çalışmalarını desteklemek amacı ile kurulan bilgi merkezleridir. Kütüphane veya bilgi merkezleri üniversitelerin vazgeçilmez unsurlarındandır. Bu amaçla Üniversitemizin kurulmasından sonra, Eğitim- Öğretim ve araştırma faaliyetlerini desteklemek amacıyla 2009 yılından itibaren Daire Başkanlığımız çalışmalarına başlamıştır.
Daire Başkanlığımız Üniversitemizin misyon ve vizyonu çerçevesinde bilgi hizmetlerini yerine getirmeye çalışmaktadır. Daire başkanlığımız, en doğru ve güncel bilgiye en hızlı biçimde ulaşabilmek için hizmet kalitesini elindeki kaynakları planlı ve düzenli bir biçimde kullanmaya yönelik çalışmalar yapmaktadır. Kütüphane hizmetlerinin kalitesini artırmak için kısa ve uzun vadeli planlar yapılmaktadır.
 Kütüphane kuruluşundan itibaren koleksiyonunu basılı ve elektronik kaynak bakımından geliştirmeye devam etmektedir.  Daire Başkanlığı olarak; İnsani Bilimler ve Edebiyat Fakültesi Merkez Kütüphanesi, Mühendislik Fakültesinde Kaşgarlı Mahmut Öğrenme Merkezi  Kütüphanesi, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İktisat Kütüphanesi, Çıldır, Posof ve Göle Kütüphanesi olarak toplam 6 yerde kütüphane hizmeti verilmektedir. 
Bilginin güç olarak kabul edildiği bilgi toplumunda, Üniversiteler için kütüphaneler bu gücü aktif olarak kullanmayı sağlayan merkezlerdir. Üniversitelerin akademik bilgi ihtiyacının karşılanması kütüphaneler için esas hedeftir ve Üniversitedeki Eğitim-Öğretim ve araştırma ihtiyaçlarıyla doğrudan ilişkilidir. Modern bir bilgi, belge merkezi olma yolunda ilerleyen kütüphanemize katkısı olan herkese teşekkür ediyor, katkıların devamını dileyerek saygılarımı sunuyorum.
 
                                                                                                       
                                                                                                       Ercan GÜLTÜRK
                                                                                  Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı
                                                                      
                                                                                                              
 
 
 
 
 
 

I- GENEL BİLGİLER

A. MİSYON VE VİZYON

MİSYON
Ardahan Üniversitesinin Eğitim-Öğretim faaliyetlerini desteklemek, akademik, idari, öğrenci ve araştırmacıların bilgi gereksinimlerinin karşılanması amacıyla basılı ve elektronik kaynaklara doğru ve hızlı bir biçimde, çağdaş-teknolojik erişim hizmetleriyle ulaşmalarını sağlamak.
VİZYON
Üniversitemizin gelişmekte olan yapısına uygun olarak, her türlü bilimsel ve teknolojik imkânı kullanan, araştırmacıların gereksinimlerini her türlü basılı, görsel, işitsel ve elektronik bilgi kaynakları ile karşılayan hızla gelişen ve büyüyen, var olan çağdaş bir bilgi merkezi olmak.
B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı:
124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 33. maddesindeki görevler ile düzenlemeler çerçevesinde aşağıda belirlenmiş olan görevleri yapar. 
-Kütüphanelere atanacak veya görevlendirilecek personel konusunda Rektörlüğe görüş bildirmek ve kütüphane hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için yeterli kadroyu oluşturarak iş bölümü yapmak, personel üzerinde genel eğitim ve denetim görevini yapmak, 
-Üniversitenin Eğitim-Öğretim ve araştırma niteliği, kütüphane kullanıcı kitlesinin talepleri, ilgili kütüphane personelinin görüşleri doğrultusunda oluşturulan koleksiyon geliştirme politikası çerçevesinde her yıl sağlanacak her türlü materyali belirlemek. Bu materyallerle birlikte, kütüphane hizmetlerinin en iyi şekilde yürütülebilmesi için gerekli kırtasiye, araç gereç, malzeme, bakım-onarım ve diğer giderleri göz önünde bulundurarak bütçe taslağını hazırlayıp Rektörlüğe sunmak, 
-Birimler tarafından yapılmış olan materyal istekleri, ilgili kütüphane personeli tarafından tespit edilmiş kitaplar, süreli yayınlar, elektronik yayınlar ve diğer kütüphane materyallerin alımları ile ilgili olarak; koleksiyon geliştirme politikaları çerçevesinde, birimler arasında denge ve öncelikler konusunda ilgili kütüphane personelinin görüşlerini de göz önüne alarak Rektörlüğe önerilerde bulunmak.  
-“Teknik Hizmetler ile Okuyucu ve Bilgi Hizmetleri’nin standardizasyonunu sağlamak ve denetimini yapmak, 
-Kütüphanecilik alanındaki gelişmeleri izleyerek yeni teknolojilerin kütüphanede kullanılmasını sağlamak, 
-Merkez ve birim kütüphanelerinin uyum ve işbirliği içinde çalışmalarını sağlamak, 
-Bilimsel araştırmaları kolaylaştıracak çalışmalar ve yayınlar (bibliyografya, katalog, v.b.)  yapmak, 
-Sağlanan bilgi kaynaklarını belirli bir düzen ve standart içinde tasnif ederek kullanıma sunmak için kataloglama ve sınıflandırmanın yapılması,           
-Kullanıcıların en doğru ve güncel bilgiye ulaşmaları için gerekli referans faaliyetler,
-Bilgi Kaynaklarının ödünç verilmesi faaliyetleri,     
-Elektronik tabanlı bilgi hizmetleri sunmak,
-Kütüphanecilik hizmetleri açısından alt yapı öğeleri aşağıda belirtilmiştir:
  • Kullanıcı
  • Personel
  • Kütüphane Dermesi
  • Bina ve fiziksel alanlar
Ø Bütçe
 
Bu unsurlar dâhilinde Başkanlığımız aşağıdaki hizmetleri sunmaktadır;
Teknik hizmetler;
  • Sağlama ve ayniyat işleri (Satın alma ve bağış)
  • Kataloglama ve Sınıflandırma hizmetleri,
  • Kullanıcı hizmetleri;
  • Ödünç verme 
  • Kütüphaneler arası ödünç verme hizmetleri
  • Referans Hizmetleri
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı
        Hizmetlerin aksamadan yürütülebilmesi için yönetmelik, yönergeleri plan ve program çerçevesinde üst yönetime sunmak ve üst yönetim onayından sonra uygulanmasını sağlamak.
Hizmetlerin gerektiği gibi yürütülebilmesi için yeterli kadroyu oluşturup, iş bölümü yaparak personelin verimli bir şekilde çalışmasını sağlamak. 
Akademik, idari birimler ile birim kütüphanelerinden gelen talepler doğrultusunda, kütüphanelerimize alınacak kitap, süreli yayın ve diğer alınması gerekli materyallerle ilgili bütçe hazırlığını yapıp Rektörlüğe sunmak.
Tüm kütüphane hizmetleri hakkında yıllık faaliyet raporu hazırlayarak, bu raporu üst yönetime sunmaktır.
 
Sorumluluk :
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı görevlerini yerine getirmede 1. Derecede Genel
Sekreterliğe karşı sorumludur. Başkan’ın olmadığı hallerde yetki ve sorumluluk vekil başkana aittir.
Ayrıca 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun, bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi, Harcama Yetkilisi olarak belirlenmiştir. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı Harcama Yetkilisi olarak kanunen atanmıştır. Harcama Yetkilisinin sorumlulukları ise Taşınır Mal Yönetmeliğinin 5. maddesi 1. fıkrasında açıkça ifade edilmiştir. Harcama Yetkilisi, taşınırların etkili, verimli, hukuka uygun olarak edinilmesinden taşınırın kullanılmasından, kontrolünden ve kayıtların ilgili yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam, erişilebilir şekilde tutulmasından taşınır yönetim hesabını sağlamaktan sorumludur. Harcama Yetkilisi, birimlerinin stratejik planlarının ve bütçelerinin kalkınma planına, yıllık programlara, kurumun stratejik plan ve performans hedefleri ile hizmet gereklerine uygun olarak hazırlanması ve uygulanmasından, sorumlulukları altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesini sağlamakla sorumludur. Daire Başkanı, gerçekleştirme görevlileri, ihale görevlileri, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisini ve diğer bölüm sorumlularını atamakla yetkilidir.
 
Şube Müdürü
Şube Müdürünün görev ve yetkileri şunlardır;
-Kütüphaneyi, Üniversite’nin belirlediği saatler içerisinde açık ve kullanıma hazır halde bulundurmak,
-İdari işlerde başkana yardımcı olmak,
-Kütüphanede bulunan bilgi kaynakların yerleştirme işlerini yaptırmak, koleksiyonun bakımı ve korunması ile ilgili önlemleri almak,
-Kütüphanede yükümlülüğü altındaki işleri ve gelecekle ilgili istekleri hakkında yıllık rapor halinde hazırlayıp Daire Başkanlığına sunmak,
-Kütüphane ve Bilgi Merkezi hizmetleri hakkında faaliyet raporu hazırlamak Başkanlığa sunmak,
-Daire Başkanının verdiği diğer işleri yürütmek,
 
 
Sorumluluk:
Şube Müdürü, Daire Başkanlığına bağlıdır ve tüm hizmetlerinden dolayı Daire Başkanına karşı sorumludur.
 
Kütüphaneci
Kütüphanecinin sorumluluğu teknik ve okuyucu hizmetleri olarak iki alandan oluşmaktadır:
  1. Teknik Hizmetler Sorumluluğu:
-Kaynakların standart kataloglama kuralları doğrultusunda bibliyografik tanımlarının yapılması ve otomasyon sistemi aracılığıyla kaynakların kayıt altına alınması,
-Kütüphane koleksiyonun gelişimi için, satın alma ve bağış ile kütüphaneye alınacak kaynaklarla ilgili işlemlerin takibini yapmak, 
-Üniversiteler arası işbirliği projelerin takibini yapmak ve etkin kullanımını sağlamak,
-Elektronik kaynakların sağlanması ve güncellenmesi yapmak,
-Zarar görmüş kaynakların tespiti ve tamiri için gerekli işlemleri yürütmek,
-Kaynakların kullanım istatistikleri doğrultusunda ayıklanmasının yapılması,
-Diğer birimlerdeki kütüphanelerin teknik hizmetlerine destek olmak.
 
  1. Okuyucu Hizmetleri Sorumluluğu:
-Kütüphane kaynaklarının etkin kullanımı için, kütüphane içi ve dışı kaynak dolaşımını sağlamak ve denetlemek,
-Bilgi okuryazarlığı eğitimi ile kullanıcıların kütüphane ve materyallere sağlıklı ve doğru bir şekilde erişimini sağlamak
-Referans hizmeti ile kullanıcıların bilgi gereksinimlerini tespit etmek,
-Kütüphaneler arası ödünç verme sistemini aksatmadan yürütmek,
-Kullanıcı üyeliklerini yapmak
-Kütüphane kullanım istatistiklerinin yapılması,
-Kaynak sayımının yapılması.
Sorumluluk:
         Kütüphaneci görevlerini yerine getirmede 1.derecede Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanına karşı sorumludur. 
 
 

C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER

1- Fiziksel Yapı

 Merkez Kütüphanemiz, İnsani Bilimler Edebiyat Fakültesinin 4. katında hizmet vermekte ve İki kattan oluşmaktadır. Birinci kat 215 m²”alanda kitap koleksiyonu ve 10 adet bilgisayar ile katalog tarama hizmeti vermektedir. İkinci kat ise 319 m² alanda kitap ve süreli yayın koleksiyonu ile 160 kişilik okuma salonu olarak hizmet vermektedir. Kaşgarlı Mahmut Öğrenme Merkezi Kütüphanesi, Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu zemin katında 168 m² alanda 2011 yılında faaliyete geçmiştir. 2019 yılında Mühendislik Fakültesinin 4.katına taşınmış olup okuma salonuyla birlikte 638 m²’lik alanda hizmet vermektedir. İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Kütüphanesi, Fakültenin 3. Katında 150m² alanda faaliyet göstermektedir. Göle Nihat Deli Balta Meslek Yüksek Okulu Kütüphanesi, Meslek Yüksek Okulunun 1.katında 96m² alanda hizmet vermektedir. Posof Meslek Yüksek Okulu Kütüphanesi, Meslek Yüksekokulunun 1.katında 23 m² alanda hizmet vermektedir. Çıldır Meslek Yüksek Okulu Kütüphanesi, Meslek Yüksekokulunun 3. Katında 16 m² alanda hizmet vermektedir.
1.1. İdari Personel Hizmet Alanları
BİRİM ADI İDARİ BÜROLAR SİRKÜLASYON ALANI-BANKO KİTAP VE OKUMA SALONLARI GÖRME
ve İŞİTME ENGELLİ
ALANI		 ARŞİV DEPO  
TOPLAM
KDDB 86 16 516 6 35 35 694
Kaşgarlı Mahmud
 
Öğrenme
Merkezi		   18 321 3 - - 342
İ.İ.B.F.
Fakültesi Kütüphanesi		 - - 150 - - - 150
Posof M.Y.O.
Kütüphanesi		 - - 23 - - - 23
Çıldır M.Y.O.
Kütüphanesi		 - - 16 - - - 16
Göle M.Y.O.
Kütüphanesi		 - - 96 - - - 96
TOPLAM 86 34 1.122 9 35 35 1.321
 
 

2- Teşkilat Şeması

 
 
 
Daire Başkanı
 
Şube Müdürü
 
İdari Hizmetler Birimi
 
Teknik Hizmetleri
Birimi
 
Kullanıcı Hizmetler
i
 
Birimi
 
Satın Alma Birimi
 
Taşınır Birimi
 
Katalog ve Sınıflama
Birimi
 
Süreli Yayınlar Birimi
 
Danışma/Referans
Birimi
 
Ödünç Verme Birimi
 
Katalog ve Sınıflama
Birimi
 
 

3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

 

3.1- Yazılımlar

Yazılım/Program Adı  
YORDAM B.T. Kütüphane Otomasyon Programı
AKILLI KAPI SİSTEMİ Akıllı Kütüphane ve Güvenlik Sistemi
El TERMİNALİ (RFID) Mobil El Terminali
KİTS Kütüphaneler Arası İşbirliği Takip Sistemi
TÜBESS Türkiye Belge Sağlama ve Ödünç Verme Sistemi
 
 

3.2- Bilgisayarlar

 
TÜR ADET
Masa Üstü Bilgisayar Sayısı 16
Taşınabilir Bilgisayar Sayısı 2
 
 
  3.3- Kütüphane Kaynakları
Kütüphane
Adı		 2023 Yılında Satın Alınan Basılı Yayın Sayısı 2023 Yılında Satın Alınan Süreli Yayın Sayısı Elektronik Kaynak Sayısı Mevcut Koleksiyon 
Sayısı
Merkez Kütüphane - 1157 552.290 38.702
Kaşgarlı Mahmut Ö.M - 1157 552.290 8.819
İ.İ.B F Kütüphanesi - 1157 552.290 6.492
Göle N.D.B MYO Kütüphanesi - 1157 552.290 4.198
Çıldır MYO Kütüphane - 1157 552.290 5.250
Posof MYO Kütüphane - 1157 552.290 1.446
Toplam -
 
 		 1157 552.290 64.907
 
  3.3.1-Kütüphanelerde Yer Alan Koleksiyonlara Ait Sayısal Değerler
 
  Merkez Kütüphane Kaşgarlı Mahmut Öğrenme
Merkezi		 İktisat Kütüphanesi Göle MYO
Kütüphanesi		 Çıldır MYO Kütüphanesi Posof MYO Kütüphanesi TOPLAM
Tıp ve Sağlık 3 1 7 2 1716   1729
Tıp 669 307 32 67 6 466 1547
Teknoloji ve
Mühendislik		 1039 395 60 163 8 2 1667
Tarih: Amerika 87 11 15 3 11 2 129
Tarih 7040 1273 1317 538 1578 142 11.888
Tarım 157 56 2 78 4 1 298
Sosyal Bilimler 2743 1240 1902 832 367 84 7.168
Siyaset Bilimi 875 76 519 71 161 18 1720
Müzik 532 36 2 32 2   604
Hukuk 441 93 342 115 37 5 1033
Güzel Sanatlar 1003 91 2 54 12 4 1166
Genel konular 135 51 10 151 41   388
Felsefe-
Psikoloji-Din		 4177 1588 536 525 209 222 7.257
Eğitim 1087 231 138 96 39 14 1.605
Dil ve Edebiyat 15.167 2562 1233 1065 944 308 21.279
Denizcilik 19 1   1 1   22
Coğrafya 1283 65 144 48 41 14 1595
Bilim 1620 630 149 328 29 162 2918
Bibliyografya ve
Kütüphanecilik		 176 41 11 20 4 3 255
Askerlik 105 30 30 3 40 1 209
TOPLAM 38.702 8.819 6.492 4.198 5.250 1.446 64.907
 
 
 
 
 
 
Kütüphane Kaynakları 2023 Yılı Bağış Yayın Sayısı Mevcut Bağış Yayın Sayısı
Bağış Basılı yayın sayısı 815 25626
Bağış Süreli yayın sayısı - 3.831
 

3.4- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

 
Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet)
Projeksiyon 1 - -
Slayt makinesi - - -
Tepegöz - - -
Episkop - - -
Yazıcılar 2    
Barkot Okuyucu 4 - -
Baskı makinesi - - -
Fotokopi makinesi 1 - -
Faks 1 - -
Fotoğraf makinesi - - -
Kameralar - - -
Televizyonlar - - -
Tarayıcılar - - -
Müzik Setleri - - -
Mikroskoplar - - -
DVD ler - - -
 
 

4- İnsan Kaynakları

4.1- İdari Personel               

 
İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranın  Göre)
  Dolu Boş Toplam
Genel İdari Hizmetler 3 - 3
Sağlık Hizmetleri Sınıfı - - -
Teknik Hizmetleri Sınıfı 3 1 4
Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı - - -
Avukatlık Hizmetleri Sınıfı - - -
Din Hizmetleri Sınıfı - - -
Yardımcı Hizmetli - - -
Toplam 6 1 7
 
 
 
 
             4.1.1- Birimde Görevlendirilen İdari Personel (13/B)
 
Başka Birimden Gelen İdari Personel    
  Gelen Toplam
Genel İdari Hizmetler 2 2
Sağlık Hizmetleri Sınıfı    
Teknik Hizmetleri Sınıfı    
Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı    
Avukatlık Hizmetleri Sınıfı    
Din Hizmetleri Sınıfı    
Yardımcı Hizmetli 2 2
Toplam 4 4
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4.1.2- Başka Birimde Görevlendirilen İdari Personel (13/B)
 
Başka Birime Gönderilen İdari Personel  
  Giden Toplam
Genel İdari Hizmetler 1 1
Sağlık Hizmetleri Sınıfı - -
Teknik Hizmetleri Sınıfı - -
Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı - -
Avukatlık Hizmetleri Sınıfı - -
Din Hizmetleri Sınıfı - -
Yardımcı Hizmetli - -
Toplam 1 1
 
 

 

4.2- İdari Personelin Eğitim Durumu

 
İdari Personelin Eğitim Durumu      
  İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt.
Kişi Sayısı - 2 - 6 1
Yüzde          - %22,2 -   %66,6 %11,1
 
 

 

4.3- İdari Personelin Hizmet Süreleri

 
İdari Personelin Hizmet Süresi        
  1 – 3 Yıl 4 – 6 Yıl 7 – 10 Yıl 11 – 15 Yıl 16 – 20 Yıl 21 – Üzeri
Kişi Sayısı 2 - 1 4 - 2
Yüzde %22,2 - %11,1 %44,4 - %22,2
 
 

4.4- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı

 
İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı      
  21-25 Yaş 26-30 Yaş 31-35 Yaş 36-40 Yaş 41-50 Yaş 51- Üzeri
Kişi Sayısı -         2 1 3 1 2
Yüzde - %22,2 %11,1 %33,3 %11,1 %22,2

 

57-Sunulan Hizmetler

                 
5.1-İdari Hizmetler
 
Kütüphane kullanıcıları ( Okuyucular) için verilen hizmetlerden bazıları: Oryantasyon,
Ödünç verme, Danışma hizmeti, Kütüphaneler arası işbirliği, Elektronik yayınlar vb. hizmetleri verir.

5.1.1. Oryantasyon (Tanıtma) Hizmeti

Her yeni Akademik takvim başında Üniversitemize gelen öğrencilerimize Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı olarak oryantasyon hizmeti verilir. 

5.1.2. Kitaplara Erişim

Kitaplarımız, Kütüphanelerimizde,          AACR2          (Anglo-American            Cataloging     Rules ) Kataloglama kuralları kullanılarak, Kongre Kütüphanesi( LC Library of Congress), sınıflama sistemine göre açık raf düzeninde yerleştirilmektedir.

Kütüphanelerimizde, mevcut kaynaklarla ilgili bilgilere en güncel biçimde web sayfamız (http://lib.ardahan.edu.tr/yordambt/yordam.php) üzerinde yer alan Kütüphane Kataloğumuzdan erişilebilir.

5.1.3.Danışma Hizmeti

Danışma birimlerimizin görevi; kütüphanenin hizmet verdiği her türlü kullanıcı grubunun bilgi ihtiyacına yönelik kaynakları belirlemek, kullanıcılara ilgili yönlendirmeleri yapmak, gerektiğinde eğitim desteği sunmaktır.
5.1.4. Ödünç Verme Hizmeti
Kütüphanemiz Ardahan Üniversitesi öğrencilerine, akademik ve idari personeli ile üniversite dışından gelen kullanıcılara hizmet vermektedir. Üniversite dışından gelen kullanıcılara kütüphane kaynakları ödünç verilmez. Ancak istedikleri materyalin gerekli bölümünün fotokopisini çektirebilirler.
 
Personel 2023 Yılında Kayıt Olan Üye Sayısı Toplam Üye Sayısı 2023 Yılı Ödünç Verilen Kitap Sayısı 2009 Yılından İtibaren Ödünç Verilen Toplam Kitap Sayısı
Akademik 12 249 422 7307
İdari Personel 4 153 168 2627
Öğrenci 1774 10533 2178 40292
Yüksek Lisans 192 850 339 6701
Doktora 2 51 48 551
TOPLAM 1984 11.836 3155 57.478
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5.1.5. Kütüphaneler Arası Ödünç Verme Hizmeti (ILL)
Kütüphanemizde bulunmayan fakat diğer üniversite bilgi merkezlerinde bulunan kitaplar kütüphaneler arası ödünç alma yöntemiyle sağlanmakta ve kullanıcımıza ödünç verilmektedir. Bu hizmetten akademik personel, yüksek lisans ve doktora öğrencileri yararlanabilmektedir. Ödünç alınan kitapların kargo masrafları kullanıcıya aittir. Zamanında iade edilmeyen kitaplar için; ödünç alınan kütüphanelerin kuralları geçerlidir. 
 
  KÜTÜPHANE SAYISI YAYIN SAYISI
İSTENİLEN 74 519
GÖNDERİLEN 30 39
 
 

5.1.6.Elektronik Veri Tabanları Hizmeti

Abone olunan veri tabanlarının kullanıcılara duyurusu yapılarak kullanımı konusunda yardımcı olunmaktadır. Zaman zaman veri tabanları ile ilgili eğitimler verilmektedir.
ELEKTRONİK VERİ TABANLARI HİZMETİ
Abone olduğumuz 8 adet olmak üzere TÜBİTAK ULAKBİM EKUAL’in sunmuş olduğu ücretsiz 50 veri tabanı hizmete sunulmuştur.
ABONE VERİTABANLARI
1- E-Osmanlıca
2- Hiperkitap (E-Kitap Koleksiyonu)
3- E-Book Academic Collection  (E-Kitap içerir)
4- İdealonline (Süreli Yayın Veritabanı)
5- Sobiad (Atıf Dizini)
6-Kelime.com
7-Wikilala
8-Lehçediz
 
TÜBİTAK ULAKBİM EKUAL’İN SUNDUĞU VERİTABANLARI
1.         İntihal.net
2.         Ebscohost
3.         Academic Search Complete
4.         Business Source Complete
5.         Central & Eastern Europen Academic Source
6.         ERIC
7.         MasterFILE Complate
8.         MasterFILE Reference eBook Collection
9.         Newspaper Source Plus
10.       Open Dissertations
11.       Regional Business News
12.       The Belt and Road Initiative Reference Source
13.       TR Dizin
14.       Applied Science & Business Periodicals Retrospective
15.       Applied Science & Technology Index Retrospective
16.       Art Index Retrospective
17.       Business Periodicals Index Retrospective
18.       Education Index Retrospective
19.       Europen Views of the Americas: 1493 to 1750
20.       GreenFILE
21.       Humanities & Social Sciences Index Retrospective
22.       Library, Information Science & Technology Abstracts
23.       MEDLINE
24.       Newswires
25.       Teacher Reference Center
26.       Web News
27.       DynaMed 
28.       Emerald Premier eJournal
29.       IEEE
30.       iThenticate
31.       JSTOR Archive Journal Content
32.       Mendeley
33.       OVID-LWW
34.       ProQuest Dissertations & Theses
35.       ScienceDirect Freedom Collection
36.       Scopus
37.       Springer Nature – Academic Journals
38.       Springer Nature – Nature Journals All
39.       Springer Nature – SpringerLink
40.       Springer Nature – Adis
41.       Springer Nature – Palgrave Macmillan Journals
42.       Taylor & Francis
43.       Turnitin
44.       Web of Science
45.       Science Citation Index
46.       Social Sciences Citation Index
47.       Art & Humanities Citation Index
48.       Book Citation Index
49.       Conference Proceedings Citation Index (CPCI-S) ve (CPCI-SSH)
50.       Wiley Online Library  


5.1.7.TÜBESS
Ülkemizdeki araştırmacıların akademik bilgi ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla ulusal bir toplu katalog (TO-KAT) üzerinden bilgi merkezleri / kurumlar arasında fotokopi ve/veya ödünç verme yoluyla kaynak paylaşımını mümkün kılan bir "Ulusal Belge Sağlama Ağıdır’.
TÜBİTAK Bilgi Erişim Merkezi TÜBES  (Türkiye Belge Sağlama Sistemi ) aracılığıyla akademisyenlerimizin ihtiyaç duyduğu tezlere ulaşım sağlanarak hizmete sunulmaktadır.
  1.  
Açık erişim, araştırma çıktılarının, yayıncı telif hakkı anlaşmaları tarafından dayatılan kısıtlamalar olmadan, yaygın, online ve ücretsiz olarak hemen kullanıma sunulabilmesidir. Açık erişim, akademisyenler tarafından üretilen ve ücretsiz yayın için verdiği çıktıları, ayrıca hakemli dergi makaleleri, bildiriler ve diğer yayınları içerir.
DSpace@Ardahan, Ardahan Üniversitesi'nin Akademik Açık Erişim Sistemidir. Sistem, Ardahan Üniversitesi'nin akademik çıktılarını uluslararası standartlarda dijital ortamda depolamak ve açık erişime sunmak üzere Ağustos 2014'te kurulmuştur. DSpace@Ardahan, Ardahan Üniversitesi bünyesinde üretilen makale, sunum, tez, kitap, kitap bölümü, rapor gibi akademik çıktılarını içerir.
Erişim adresi: http://openaccess.ardahan.edu.tr/xmlui/
 
5.1.9. YORDAM (Teknolojik Bilgi Sistemi)
Kütüphane bilgi belge otomasyonu Kütüphanelerin kitap, dergi, elektronik kaynaklarının kaydı ve takibi yapılarak verilere ulaşılmaktadır. Akıllı kütüphane sistemi-elektronik kapı sistemiyle kitapların güvenliği sağlanmaktadır.
 
5.1.10. CEP KÜTÜPHANEM
2016 yılı itibariyle Kütüphane mobil uygulamamız "Cep Kütüphanem" hizmete sunulmuştur.
Not: Uygulama Android, Iphone ve Windows Phone cihazlar içindir.
 
 

 

6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi

5018 Sayılı Kanunun ilgili maddeleri çerçevesinde 2021 yılı içerisinde birimimizle ilgili mal ve malzeme alımlarında gerçekleştirme görevliliği ve harcama yetkililiği Başkanlığımızca yürütülmüştür. Satın alma, bağış, taşınır kayıt ve kontrol işleri birimimiz kendi bünyesindeki görevliler tarafından yürütülmüştür.

D- DİĞER HUSUSLAR

Merkez Kütüphanede kitaplar okuyucuların daha rahat kullanabileceği şekilde yeniden düzenlenmiştir.  Ödünç verilen kitaplarla ilgili barkot çalışması tamamlanmıştır. 

II- AMAÇ ve HEDEFLER

A-İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ
AMAÇ
Kütüphanenin varlık nedeninin “Kullanıcılarımız” olduğu ilkesinin bütün etkinliklerimize yön vermesini sağlamak.
-Kullanıcıların gereksinim duyduğu basılı, elektronik ve görsel bilgi kaynakları, dengeli bir şekilde sağlanıp, sahip olma yerine erişim felsefesini benimseyen bir anlayışı hayata geçirmek ve çağdaş bilgi teknolojileri ile donatılmış, ileri araştırma olanaklarının sunulduğu bir bilgi merkezi olmak,
-Finansal kaynakların gereken düzeye çıkartılması için çaba göstermek ve bu kaynakların ekonomik bir şekilde harcanması sağlamak.
 
HEDEFLER
-Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlamak
-Üniversitemiz araştırmacılarının zaman ve mekân engeli olmaksızın bilgi kaynaklarımıza erişimlerini kolaylaştırmak.
-Farklı yerleşkelerde olmaları nedeniyle,    kütüphane olanaklarından yeterince yararlanamayan kullanıcılarımıza sunulan hizmeti arttırmak.
-Engelli öğrencilerimizin kütüphane kaynaklarından ve hizmetlerinden gerektiği ölçüde yararlanmalarını sağlamak
-Kullanıcılardan düzenli olarak geri bildirim alınması için çalışmalar yapılması.
-Kullanıcı ihtiyaçlarına ve standartlara uygun, bir “Kaynak sağlama politikası” oluşturmak
-Türkçe yayın koleksiyonunu sanat, bilim ve kültür ürünleri açısından zenginleştirmek
-Yayın sağlama ve kaynak paylaşımı konularında diğer Üniversite ve araştırma kütüphaneleri/kurumları ile daha sıkı işbirliğine gitmek,
-Kütüphane kaynakları ve hizmetlerindeki erişimi kısıtlayan engelleri aşmaya yönelik çalışmalar yapılması ,
-Üniversitedeki eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini destekleyecek olanakları sağlamak
-Kütüphane tarafından verilen “Kütüphane hizmetleri” programının kapsamı genişletilip, “bilgi okuryazarlığı” eğitimi adı altında yaygınlaştırılarak, Üniversitemizin tüm öğrencilerine ve araştırmacılarına seçimli bir ders olarak verilmesi için çaba göstermek.
Çağdaş standartlara uygun olarak “kütüphane bütçesinin Üniversite bütçesine oranını esas alan” bir yaklaşımı, Üniversite yönetiminin dikkatine sunmak.
Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler
Stratejik Amaç-1 Eğitim ve öğretimin kalite ve altyapısının geliştirilmesi Hedef-1 Üniversitemizin gereksinim duyduğu bilgi-belge kaynaklarını yayın sağlama politikamız çerçevesinde sağlayarak güncel ve zengin bir koleksiyon oluşturmak.
Hedef-2 Güncel ve zengin bir kitap koleksiyonun oluşturulması
Hedef-3 Elektronik kaynakların (e-dergilerin, e-kitapların) devamlılığının sağlanması, yeni eklenecek elektronik kaynakların seçilmesi ve abonelik işlemlerinin yapılması,
Stratejik Amaç-2 İnsan Kaynaklarını geliştirmek, çalışanların kurum içi memnuniyetini yükselterek motivasyonlarını artırmak. Hedef-1 Nitelik ve nicelik açısından kaliteli insan kaynakları politikasının oluşturulması,
Hedef-2 Personelin mesleki gelişmelerinin ve motivasyonun sağlanması,        
Hedef-3 Yeni açılacak birimlerin ve personel ihtiyacının belirlenmesi,      
 
A.TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER
-Üniversitenin Eğitim-Öğretim ve araştırma faaliyetlerine destek olmak,
-Daha fazla basılı ve elektronik yayını hizmete sunmak,
-Kütüphane içindeki yararlanma alanlarını, konforu ve donanımı arttırmak,
-Depolama alanları ve rafların yeterliliğini arttırmak ve idaresini kolaylaştırmak,
-Kütüphane personelinin, kullanıcılara destek ve yardımlarını arttırmak,
 
 
                       III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER
A-       MALİ BİLGİLER
1-Bütçe Uygulama Sonuçları
 
1.1-Bütçe Giderleri
 
  2023
ÖDENEK
TOPLAMI
(A) 		2023
GERÇEKLEŞME
TOPLAMI
(B) 		GERÇEK. ORANI
(B/A*100)
YTL YTL %
BÜTÇE GİDERLERİ TOPLAMI 2.501,563,00 2.501,563,00 %100
01 - PERSONEL GİDERLERİ 1.501.000,00 1.501.000,00 %100
02         -         SOSYAL          GÜVENLİK
KURUMLARINA    DEVLET             PRİMİ GİDERLERİ 		214.000,00 214.000,00 %100
03     -    MAL     VE    HİZMET      ALIM
GİDERLERİ 		0,00 0,00 %0
05 - CARİ TRANSFERLER 0,00 0,00 % 0
06 – SERMAYE GİDERLERİ 750.000,00 750.000,00 %100
 
 
 
2-Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar
 
2022 YILI BÜTÇE TERTİPLERİN ÖDENEK DURUM LİSTESİ
 
38.87 - ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ
 
 
TERTİP KBÖ EKLENEN DÜŞÜLEN TOPLAM
ÖDENEK 		SERBEST BLOKE ÖDENEK GÖNDERME  TENKİ
S 		TOPLAM
ÖDENEK
GÖNDER
ME  		KULLANILABİLİR
ÖDENEK
GÖNDERME 		HARCAMA(AVANS DAHİL) KALAN
38.87.09.06-01.3.1.00-2-03.5
 		 24.563,00 0,00 0,00 24.563,00 24.563,00 0,00 24.563,00  
 
 
0,00		 24.563,00 24.563,00 24.563,00 0,00
38.87.09.06-
08.2.0.00-2-01.1		 1.501.000,00 0,00  
 
0,00		 1.501.000,00 1.501.000,00 0,00 1.501.000,00  
 
0,00		  1.501.000,00 85.495,21 1.501.000,00 0,00
38.87.09.06-
08.2.0.00-2-02.1		 214.000,00 0,00 0,00 214.000,00 214.000,00 0,00 214.000,00 0,00 214.000,00 5.139,01 214.000,00 0,00
38.87.09.06-
08.2.0.00-2-03.2		  
 
10.000,00		 0,00 0,00 10.000,00 10.000,00 0,00 10.000,00  
0,00		 10.000,00 10.000,00 10.000,00 0,00
38.87.09.06-
08.2.0.00-2-03.7		 2.000,00 0,00 0,00 2.000,00 2.000,00 0,00 2.000,00  
 
0,00		 2.000,00 2.000,00 2.000,00 0,00
38.87.09.06-
08.2.0.00-2-06.1		 750.000,00 0,00 0,00 750.000,00 750.000,00 0,00 750.000,00  
0,00		 750.000,00 347.683,23 750.000,00 0,00
 
3-Mali Denetim Sonuçları
2023 yılında mali denetim ile ilgili bir rapor hazırlanmamıştır.
 
4-Faaliyet ve Proje Bilgileri
             2023 yılı içinde yapılan faaliyetler 
             1-Kütüphane Oryantasyon Eğitimi (1. Sınıf Öğrencileri)
             2-Veri Tabanı Kullanım Eğitimi
             4.1. Faaliyet Bilgileri
FAALİYET TÜRÜ SAYISI
Sempozyum ve Kongre  
Konferans        1
Panel  
Seminer  
Açık Oturum  
Söyleşi  
Tiyatro  
Konser  
Sergi  
Web-Eğitim Semineri         1
Teknik Gezi  
 
 
                       IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ
Bu bölümde idarelerin, teşkilat yapısı, organizasyon yeteneği, teknolojik kapasite unsurları açısından içsel durum değerlendirmesi sonuçlarına ve yıl içinde tespit edilen üstün ve zayıf yönlere yer verilir.
 
Stratejik planı olan idareler, stratejik plan çalışmalarında kuruluş içi analiz çerçevesinde tespit ettikleri güçlü- zayıf yönleri hakkında faaliyet yılı içerisinde kaydedilen ilerlemelere ve alınan önlemlere yer verirler.
 
 
 
 
 
 
A- ÜSTÜNLÜKLER
 
-Kütüphanenin öneminin artması,
-Üniversite içindeki imajımız,
-Üniversite içindeki pozitif ilişkiler ,
-Gittikçe zenginleşen kütüphane kaynaklarımız,
-Ulusal ve uluslararası konsorsiyumlar,
-Kütüphane otomasyon sistemimiz,
-Kütüphane içinde internet erişimi sağlanması,
-Ulusal internet ağ yapısının oluşturulması ve bu kapsamdaki verilerden ve bütçelerden faydalanılması,
-Koleksiyonun büyümesine yönelik yapılan alımlar ve abonelikler,
-Koleksiyonun Elektronik Kütüphane Güvenlik Sistemi ile korunması,
-Eğitici, tanıtıcı içerikte ayrıntılı olarak hazırlanmış web sayfası ile kullanıcıların kütüphane yenilikleri ve hizmetleri konusunda bilgilendirilmesinin sağlanması,
-Üniversite personeli ve öğrencilerinin Elektronik Kaynaklara uzaktan erişiminin sağlanması,
-Kullanıcı Memnuniyetinin Ölçülebilmesi,
-Kütüphane Oryantasyon Eğitimlerinin düzenlenip meslek elemanları tarafından verilmesi,
-Yıl bazında belirlenmiş hedeflerinin bulunması.
 
B- ZAYIFLIKLAR
- Merkezi bir kütüphane binasının olmamasından kaynaklı kütüphane binasının yapısal sorunları,
- Merkezi bir kütüphane binasının olmaması ve kütüphanedeki yer sıkıntısından dolayı koleksiyonun sayısal ve niteliksel yetersizliği,
- Personel sayısının yetersizliği,
- Kaynakların temininde sınırlılıklar ve zorluklar.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
C-DEĞERLENDİRME
Mevcut şartlar altında çok kısa bir zaman içerisinde önemli mesafeler aldığımızı düşünüyoruz. Yeni kurulan bir üniversite olmamıza rağmen kısa bir zaman diliminde kütüphanenin teknik ve idari alt yapısı kurulmuş, veri girişleri sağlam temeller üzerine inşa edilmiştir.  Ülkemizde ve dünyada başlayan pandemi dolayısıyla kütüphanemiz kaynaklarının uzaktan erişime uygun hale getirilmesi sağlanmıştır. Kampüs dışı uzaktan erişim (Vetis) veri tabanı temin edilerek tüm e-kaynaklar kullanıcılarımızın hizmetine sunulmuştur. En önemli eksikliğimiz müstakil bir kütüphane binasının ve yeterli personelin olmayışıdır. Bu eksik hem hizmet üretimini hem de sunumunu ciddi biçimde etkilemektedir. Bu eksikliğimiz dikkate alınarak kullanıcılarımız için basılı yayınlar yerine elektronik yayınların sağlanmasına ağırlık verilmiştir. Fiziksel alt yapı haricinde kurumsal ve teknik alt yapı büyük oranda oluşturulduğu için önümüzdeki dönemlerde ciddi sıkıntı yaşanacağını öngörmüyoruz.
 
 
 
 
 
 
 
                                                       V- ÖNERİ VE TEDBİRLER
Güçlü yanlarımızın devamı ve zayıf yönlerimizin azaltılması Başkanlığımızın misyon ve vizyon doğrultusunda daha iyiye gitmesini sağlayacaktır. Merkez Kütüphanenin Üniversitemiz yerleşkesinde gerek konumu gerekse donanım ile olanakları ile yapılandırılmış ayrı bir bina içinde bilgi ve kültür merkezi olarak hizmetlerini sürdürmesi en önemli hedefimizdir.
Zengin ve güncel koleksiyonun devamı için politikalarımız doğrultusunda iyi bir bütçe ile bu çalışmalarımızı sürdürebilmeyi amaçlamaktayız. Bu amacımızı gerçekleştirirken yeterli sayıda nitelikli personelin sağlanması gerekmektedir.
Gelişmiş Üniversitelere yakın sayıda personel sayısına ulaşmak hizmet kalitemizin artması, hizmet saatlerimizin arttırılması, modern bir bilgi ve belge merkezi haline gelmemiz ve daha etkin bilgi erişim hizmeti verebilmemiz için yeterli sayıda personel ihtiyacının bir an önce sağlanması gerekmektedir.
Günümüzde üniversiteler toplumun bilgi düzeyinin arttırılması ve bilimsel anlamda dünya ile aynı anda çağı yakalaması açısından önem arz eden kuruluşlardır. Bilginin güç olarak kabul edildiği ve toplumun bilgi toplumu olduğu bu çağda Üniversiteler bünyelerinde kurmuş oldukları kütüphanelerle zenginleşmekte ve gelişmektedir. Bu açıdan hızla büyüyen ve gelişen üniversiteler en çok yatırımı kütüphanelerine ve bilgi merkezlerine yapmaktadır. Üniversitemizin de bu anlamda Merkezi kütüphane binası yapılmasına müteakip, kütüphane ve bilgi merkezine olan yatırımının arttırılması, bina ve yer sorunun ortadan kaldırılması sürekli yenilenen ve arttırılan bir koleksiyon için yeterli bütçenin tahsis ettirilmesi, çağın gereklerine uygun ortamın oluşturulmasının sağlanması, Üniversitenin uluslararası işbirliği protokollerine kütüphaneyi de aktif olarak dâhil etmesi gerekmektedir. Yeterli donanım, yeterli ve nitelikli personel istihdamı, çağdaş ve teknolojik gelişmeler ışığında yapılacak olan çalışmalar, üniversiteyi ve bulunduğu şehrin saygınlık ve imajı açısından önem arz edecektir. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığınca diğer birimlerdeki kütüphanelere koleksiyon ve donanım olarak gerekli desteğin sağlanması konusunda sürekli yardımcı olunmaktadır.
Merkezi Kütüphanenin 2023 yılı itibari ile fiziksel kullanım kapasitesi dolduğundan 2024 yılında basılı kitap alımı gerçekleştirilemeyecektir.
 
 
 
 

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI

Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.
Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi “Benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum” bilgim dâhilindeki hususlara, dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.
 
                                                                                                 
 
                                                                      
  
 

 Ercan GÜLTÜRK
                                                                                      Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı